چگونه از یک دستگاه کپی استفاده کنیم؟ به نظر یک سوال ساده می رسد، اینطور نیست؟تعجب خواهید کرد که چگونه بسیاری از مردم کارکردهای ساده دستگاه کپی را نمی دانند، یا حتی بیشتر، چگونه از تمام فناوری موجود در این دستگاه ها استفاده کنند. وقتی صحبت از فناوری اداری و اتوماسیون به میان می آید، دستگاه های کپی واقعاً می توانند به عنوان یک ابزار عالی استفاده شوند.

نحوه استفاده از دستگاه کپی:

1. مطمئن شوید که دستگاه روشن و گرم شده است.
2. مطمئن شوید به اندازه کافی کاغذ با اندازه صحیح در دستگاه بارگذاری شده است.
3. فیدر را بلند کرده و شیشه را بررسی کنید تا مطمئن شوید که هیچ کثیفی، علامت یا چیز دیگری در بالای شیشه باقی نمانده است.
4. یک ورق (اصلی) یا موردی را که می‌خواهید کپی شود روی شیشه در موقعیت مناسب قرار دهید.
5. فیدر بالای شیشه را ببندید.
6. تنظیمات روی نمایشگر را مرور کنید تا مطمئن شوید تنظیمات درستی دارید (به عنوان مثال، رنگی، سیاه و سفید، اندازه کاغذ، تعداد کپی ها، و غیره).
7. دکمه کپی را فشار دهید.
8. کپی های خود را بردارید و آنها را بررسی کنید تا مطمئن شوید که همان چیزی هستند که می خواهید کپی کنید.
9. نسخه اصلی را بردارید و دستگاه را دقیقاً همانطور که پیدا کردید بگذارید تا نفر بعدی در دفتر شما از آن استفاده کند.

مقالاتی که شاید مطالعه آن را دوست داشته باشید

انواع دستگاه کپی

نکات اضافی برای استفاده از دستگاه های کپی

اگر بیش از یک صفحه را کپی می کنید، پشت صفحات خود را در تغذیه خودکار اسناد (ADF) در بالای دستگاه قرار دهید (معمولاً بالای صفحه، رو به بالا و رو به چپ).
ممکن است دستگاه کپی شما در شبکه باشد و ممکن است از آن به عنوان چاپگر یا اسکنر خود استفاده کنید. اگر هستید، مطمئن شوید که چاپ‌های خود را پس از ارسال دریافت کرده‌اید و اگر فایل شما در صف چاپ آنلاین متوقف شد، مطمئن شوید که آن را پاک کنید تا دیگران مجبور نباشند منتظر شما باشند.
خوب، اکنون با خود می گویید، "همه این اصول را می دانند." اما اگر این کار را کردند، پس وقتی می‌خواهید از دستگاه کپی در دفتر خود استفاده کنید، چرا کار نمی‌کند؟ این یک آشفتگی کامل است، یا فقط به درستی کار نمی کند. معمولاً به دلایل مختلفی است.

فهرست بایدها و نبایدها هنگام استفاده از دستگاه کپی

بایدها

پیروی از این قوانین ساده در زمان و هزینه شما در نگهداری و تعمیرات بعدی صرفه جویی می کند.

از کاغذ صحیح استفاده کنید - رعایت این کار نسبتاً آسان است، دستگاه کپی باید اندازه و ضخامت مناسب کاغذ را تغذیه کند، در غیر این صورت گیر می کند. کاغذ در وزن‌های مختلف (ضخامت) از 20 پوند کاغذ باند (کاغذ سفید معمولی که در جعبه‌ها می‌خرید) تا وزن ضخیم‌تر عرضه می‌شود، که رایج‌ترین آنها 110 پوند استاک کارت (ضخامت همان کارت‌های شاخص) است.

اطمینان حاصل کنید که شیشه بدون خط و خش و تمیز است.اگر شیشه شما تمیز نیست، کپی های شما آن را نشان می دهند.
هر خراش، خراش، و تکه کثیفی روی هر کپی دیده می شود.

مقالاتی که شاید مطالعه آن را دوست داشته باشید

تعمیر انواع فتوکپی ،پرینترHP در محل 

اطمینان حاصل کنید که بر اساس مشخصات سازنده دستگاه کپی خود، نوع مناسب، تمیز و ضخامت مناسب کاغذ را خریداری و استفاده می کنید.

بهتر است از محافظ برق استفاده کنید

دستگاه کپی را در یک مکان مناسب قرار دهید،جایی که در مرکز قرار دارد و به اکثر کارکنان شما دسترسی دارد.مطمئن شوید که فضای کافی در اطراف آن وجود دارد تا کسی مستقیماً پشت سر شخصی که از آن استفاده می کند راه برود.دستگاه کپی باید یک ابزار باشد، نه مانعی برای محدود کردن تردد عابران پیاده اداری.

نبایدها

• دستگاه کپی خود را در فضایی تنگ یا در محل به هم ریخته قرار دهید.دستگاه های کپی مانند هر تجهیزات اداری دیگری گرم می شوند و باید در یک منطقه تهویه شونده باشند یا فقط هوای خارج شده از تجهیزات را بازیافت می کنند.
• دستگاه‌های کپی برای کپی کردن اشیاء مسطح ساخته شده‌اند و ما انسان‌ها فکر می‌کنیم می‌توانیم تقریباً از هر چیزی عکس بگیریم. استفاده خوبی از دستگاه کپی نیست.
• سعی کنید شیشه را با هر چیزی غیر از پارچه نرم و شیشه پاک کن تمیز کنید.
• اجازه دهید رنگ سفید یا جوهر روی کاغذ قبل از اجرا در دستگاه کپی خشک شود.

دستگاه‌های کپی می‌توانند کارهای کمی یا زیاد انجام دهند…

اگرچه در چند سال گذشته تغییرات زیادی در سخت افزار دستگاه های کپی ایجاد نشده است، اما پیشرفت های مختلفی در نرم افزار یا نرم افزار ادغام با سخت افزار برای مدیریت گردش کار، انطباق، امنیت و غیره صورت گرفته است. در زیر لیستی از موارد اولیه وجود دارد.

اصول اولیه:

اسکن - بسیاری از دستگاه های کپی امروزی دارای یک ADF بالای شیشه هستند. این به کاربران اجازه می دهد تا صفحات زیادی را به طور همزمان با سرعت بالایی کپی یا اسکن کنند.

 Duplexing - این ویژگی اجازه می دهد تا صفحات در هر دو طرف یک صفحه چاپ شوند. این به ویژه برای کپی از اسناد ضخیم برای کاهش استفاده از صفحه به نصف مفید است.

Collating - به شما امکان می دهد از چندین صفحه کپی کنید و سپس به طور خودکار آنها را مرتب کنید و این کار دستی را حذف کنید.

فکس - دستگاه های کپی این ویژگی را اضافه کرده اند تا کارکنان شما مجبور نباشند. برای کارهای اداری مختلف به چندین دستگاه مراجعه کنند. معمولاً برای ارسال و دریافت فکس به خط تلفن، سخت افزار فکس و نرم افزار نیاز است.

مقالاتی که شاید مطالعه آن را دوست داشته باشید

آنچه باید درباره دستگاه کپی ، پرینتر ، کارتریج و ملزومات آن‌ ها بدانیم

ویژگی های پیشرفته:

کپی بخشی از یک صفحه – این ویژگی به شما اجازه می دهد تا قسمت های خاصی از صفحه را که می خواهید کپی کنید انتخاب کنید. دستگاه کپی معمولاً صفحه را اسکن می کند. سپس به شما امکان می دهد قسمت های خاصی از نسخه اصلی کپی شده را انتخاب کنید.

ذخیره در فایل PDF یا Microsoft® Word – با نرم افزارهای اضافی، دستگاه های کپی می توانند اسناد شما را اسکن کنند، آنها را در یک فایل PDF Adobe® Acrobat® ذخیره کرده یا حتی یک سند را اسکن کنند، همه کاراکترها را بخوانند، آن را به متن تبدیل کنند و سپس آن را ذخیره کنند.

ارسال به ایمیل یا پوشه شبکه - دستگاه‌های کپی اکنون می‌توانند اسناد را اسکن کرده و مستقیماً به آدرس‌ها یا گروه‌های ایمیل از پیش تعریف‌شده یا وارد شده به صورت دستی ایمیل کنند یا اسناد را مستقیماً در فهرست ذخیره کنند تا دسترسی آسان به سایر کارکنان را فراهم کنند.

امنیت و رمزگذاری – دستگاه های کپی امروزی این توانایی را دارند که دستگاه و کپی را ایمن کنند و حتی اسنادی را که اسکن شده و در شبکه شما ذخیره می شوند رمزگذاری کنند.
 
نظارت و عیب یابی از راه دور - دستگاه کپی که قابلیت شبکه را دارد می تواند به تکنسین های خدمات اجازه دهد تا نرم افزار را ارتقا دهند، عیب یابی را انجام دهند و سلامت کلی دستگاه شما را از راه دور نظارت کنند و در صورت نیاز به تماس تعمیر و نگهداری، به تکنسین های تهران نارا نوین تماس بگیرند. 02188827729

اگر می‌خواهید ببینید چگونه می‌توان از دستگاه کپی برای کمک به شما در بهینه‌سازی گردش کار، مدیریت اسناد یا کاهش هزینه‌های نیروی کار استفاده کرد، باید برای نمایش آخرین پیشرفت‌ها در فناوری دفتر دستگاه کپی با ما تماس بگیرید.

 آدرس:تهران، خیابان ایرانشهر جنوبی، پایینتر از سمیه، کوچه مهزاد، مجتمع تجاری ایرانشهر، پلاک 13، واحد 6

تلفن:88847742 – 88140115 – 88827729 - 091223761288

منبع: Tehran-nara.ir